25/11/2025
Электронный счет на оплату: как выставить и отправить счет клиенту во Freekassa
Электронный счет на оплату — это цифровой документ, электронный аналог традиционного бумажного варианта. Он формируется в цифровом виде и направляется контрагенту по каналам связи без физического носителя. К примеру, во Freekassa можно выставить счет и отправить его на оплату клиенту на электронную почту. В РФ такие счета регулируются федеральным законом и признаются равнозначными бумажным аналогам при наличии квалифицированной электронной подписи. В бизнес-процессах активно используют этот формат для ускорения расчетов — особенно при работе с онлайн-кошельками, где оплата происходит мгновенно.
Что такое электронный счет
Электронный счет (ЭС) — это цифровой документ, предназначенный для выставления требований об оплате товаров, работ или услуг. В нем, как и в бумажном аналоге, содержатся реквизиты продавца и покупателя, перечень оказанных услуг, сумма и сроки оплаты. Формируется в электронном виде и направляется контрагенту по электронной почте, через мессенджеры или специализированные сервисы.
Согласно российскому законодательству, такой документ имеет юридическую силу при наличии корректно оформленных обязательных реквизитов. Электронный формат упрощает процесс выставления счетов благодаря онлайн-платежам. При использовании сервисов, вроде Freekassa, ЭС особенно удобен для мгновенного проведения расчетов.
Согласно российскому законодательству, такой документ имеет юридическую силу при наличии корректно оформленных обязательных реквизитов. Электронный формат упрощает процесс выставления счетов благодаря онлайн-платежам. При использовании сервисов, вроде Freekassa, ЭС особенно удобен для мгновенного проведения расчетов.
С 20 марта 2025 года в России действует рекомендованный формат электронного счета на оплату, утвержденный Приказом ФНС № ЕД-7-26/29@. Решение направлено на унификацию электронного документооборота между предпринимателями и контролирующими органами. Специалисты отмечают, что это важный шаг на пути к отказу от бумажного оборота.
Чем отличается электронный счет от традиционного бумажного
Электронный счет отличается от бумажного документа по четырем ключевым параметрам:
- Способ обработки устраняет ручной ввод информации — система автоматически считывает реквизиты из структурированного файла. Это исключает ошибки бухгалтера при расшифровке реквизитов.
- Юридический статус обоих форматов идентичен при соблюдении требований ФНС. Электронные счета не требуют ручной подписи и печати — достаточно корректного оформления по рекомендованному формату. В бумажном формате должны быть оригиналы подписей и оттиск печати организации.
- Экономические показатели демонстрируют, что выгоднее использовать цифровой формат. Обработка электронного счета занимает 3-5 минут. Отсутствуют расходы на распечатку, конверты и почтовые отправления. При архивации не требуются физические носители или специальные помещения. Это особенно эффективно при работе с сервисами массовых выплат для юрлиц.
- Интеграционные возможности электронного счета позволяют напрямую подключить его к платежным системам. Бумажный документ требует ручного переноса данных в платежную форму.
Новый формат ФНС дополнительно стандартизирует процесс — все обязательные поля унифицированы, что ускоряет обработку в системах контрагентов. Решение создает комфортные условия как для контролирующих органов, так и для тех, кто выставляет и оплачивает счета.
Когда электронный счет на оплату необходим
Электронный счет становится обязательным элементом документооборота в нескольких юридически значимых ситуациях. Счет-оферта заменяет полноценный договор при соблюдении условий статьи 435 Гражданского кодекса. Такой документ должен содержать все существенные условия сделки: наименование и количество товара, цену, сроки поставки. Акцепт оферты реализуется через оплату счета, его подписание или направление письменного согласия.
Регламентированные сроки оплаты в договорах также требуют выставления электронных счетов. Если в соглашении указана формулировка «оплата в течение 5 дней после получения бумаги», документ становится обязательным. Если он не получен, обязанность по оплате не возникает, даже если сроки по договору уже наступили.
Регламентированные сроки оплаты в договорах также требуют выставления электронных счетов. Если в соглашении указана формулировка «оплата в течение 5 дней после получения бумаги», документ становится обязательным. Если он не получен, обязанность по оплате не возникает, даже если сроки по договору уже наступили.
При предоплате счет выполняет функцию платежного документа. В нем фиксируются обязательства сторон до момента отгрузки товара или оказания услуг. При регулярных транзакциях ЭС служит напоминанием контрагенту — это актуально при длительных договорных отношениях с плавающими датами платежей.
Помимо основных функций, цифровой счет выполняет вспомогательные задачи в документообороте между контрагентами. Эти дополнительные возможности значимы при регулярных операциях и оптимизируют финансовые процессы:
Помимо основных функций, цифровой счет выполняет вспомогательные задачи в документообороте между контрагентами. Эти дополнительные возможности значимы при регулярных операциях и оптимизируют финансовые процессы:
- расчет неустойки — если нет фиксированной даты оплаты в договоре, срок указанный в счете становится точкой отсчета для начисления пеней;
- формирование скидки — счет может предусматривать специальные условия для досрочной оплаты, что стимулирует покупателя к скорому расчету;
- фиксация коммерческих условий — действующие цены и ассортимент товаров сохраняются только в течение срока действия счета.
Особое значение имеет фактор времени. При использовании формулировки «Счет действителен в течение 24 часов» продавец гарантирует покупателю сохранение цен и наличия товара исключительно в указанный период. Такая практика распространена в интернет-торговле, где ценовая политика и остатки товара могут меняться ежедневно. Если срок оплаты пропущен, для заключения сделки потребуется формирование нового документа с актуальными условиями.
Другой важный нюанс — новый формат ФНС усиливает юридическую значимость электронных счетов. Структурированные сведения исключают разночтения в условиях сделки. Такой подход удобен для автоматизации расчетов через онлайн-кошельки, когда оплата происходит мгновенно после получения документа.
Какие данные должен содержать электронный счет
Новый формат электронного счета — это структурированный XML-файл, соответствующий требованиям Приказа ФНС № ЕД-7-26/29@. Документ включает обязательные блоки информации.
В разделе с идентификационными данными сторон указываются полные реквизиты продавца и покупателя — наименование организаций, ИНН, КПП и банковские реквизиты для проведения платежа.
Блок товаров и услуг содержит детализацию по каждой позиции: наименование, количество, единицы измерения, цену и стоимость. Для государственных закупок в рамках 44-ФЗ дополнительно указываются коды из официального каталога КТРУ. Финансовый раздел включает сумму счета, валюту платежа и параметры налогообложения — ставку НДС или указание на его отсутствие.
В разделе с идентификационными данными сторон указываются полные реквизиты продавца и покупателя — наименование организаций, ИНН, КПП и банковские реквизиты для проведения платежа.
Блок товаров и услуг содержит детализацию по каждой позиции: наименование, количество, единицы измерения, цену и стоимость. Для государственных закупок в рамках 44-ФЗ дополнительно указываются коды из официального каталога КТРУ. Финансовый раздел включает сумму счета, валюту платежа и параметры налогообложения — ставку НДС или указание на его отсутствие.
Особое внимание уделяется юридическому статусу бумаги. В обязательном поле «Функция документа» проставляется код: 0 для стандартного счета или 1 для счета-оферты.
Завершает документ информация о лице, которое подписывает счет — ФИО, должность и основание полномочий. Вся информация должна соответствовать XSD-схеме, опубликованной на официальном сайте ФНС. Это гарантирует юридическую силу документа.
Преимущества и недостатки электронного формата
Переход на единый электронный формат счета дает бизнесу новые конкурентные преимущества при минимальных затратах времени. Стандартизированная структура документа оптимизирует все этапы работы — от выставления счета до архивации.
Главные плюсы решения:
Главные плюсы решения:
- данные унифицированы — единый формат исключает разночтения и ошибки при обработке реквизитов;
- процессы автоматизированы — интеграция с бухгалтерскими системами ускоряет формирование и отправку документов;
- каждая сторона юридически защищена — электронная подпись гарантирует достоверность и неизменность содержимого;
- ЭС используется как счет-оферта — специальный реквизит делает документ полноценным договорным предложением.
Недостатков у формата немного, и они проявляются на этапе внедрения. Организациям требуется обновить компьютерные программы и обучить сотрудников работе с XML-структурами.
Дополнительные сложности возникают, когда нужно совместить новые форматы с устаревшими учетными системами. Все трудности быстро окупаются благодаря снижению операционных издержек в последующей работе.
Дополнительные сложности возникают, когда нужно совместить новые форматы с устаревшими учетными системами. Все трудности быстро окупаются благодаря снижению операционных издержек в последующей работе.
Как отправить клиенту на оплату электронный счет во Freekassa
Чтобы выставить электронный счет на оплату во Freekassa, перейдите в раздел «Заказы» во вкладку «Выставление счета». Заполните форму:
- укажите email клиента;
- введите сумму и выберите валюту;
- при необходимости добавьте описание.
После заполнения полей формы, нажмите «Выставить счет». Сформированный электронный счет появится в таблице со статусом «Новый», после чего его можно отправить.
Сколько хранить электронные счета на оплату
Согласно российскому законодательству, счета на оплату не относятся к первичным бухгалтерским документам, поэтому обязательных сроков их хранения нет. Несмотря на это, есть организации, которые сохраняют как входящие, так и исходящие счета в течение определенного периода.
Юристы рекомендуют сохранять цифровые счета в двух случаях:
Юристы рекомендуют сохранять цифровые счета в двух случаях:
при замене счетами полноценного договора, когда документ выполняет функцию оферты
для внутреннего управленческого учета и анализа работы подразделений
Практика показывает, что оптимальный срок хранения составляет 3-5 лет — период, соответствующий общим требованиям к хранению деловой документации. Электронный формат упрощает эту задачу — можно организовать архив с автоматизированным поиском и защитой от несанкционированного доступа.
Российское законодательство пока допускает использование бумажных счетов, но вектор развития направлен в сторону цифровизации документооборота. Новый формат ФНС, который вступил в силу в 2025 году, свидетельствует о системном переходе к электронным документам.
Российское законодательство пока допускает использование бумажных счетов, но вектор развития направлен в сторону цифровизации документооборота. Новый формат ФНС, который вступил в силу в 2025 году, свидетельствует о системном переходе к электронным документам.
Предпринимателям целесообразно адаптировать бизнес-процессы к этим изменениям — внедрять совместимое ПО, обучать сотрудников и настраивать интеграцию с платежными системами. Своевременный переход на электронные счета не только соответствует регуляторным трендам, но и дает компаниям конкурентные преимущества за счет ускорения расчетов и снижения операционных затрат.