Облачные кассовые сервисы: как работает и кому нужна виртуальная касса

Облачная, или цифровая касса — это сервис, который позволяет вести расчеты с покупателями через интернет без специального оборудования и формирует платежные документы в электронном виде. При необходимости клиент может распечатать чек самостоятельно. Решение существенно упрощает расчеты для онлайн-покупок.

Одна дистанционная касса может заменить несколько традиционных. Такая особенность позволяет при сравнительно небольшом объеме продаж подключить к одной ККТ весь магазин — это делает решение оптимальным для малого бизнеса. Все этапы подключения проходят дистанционно и не занимают много времени.

Основные отличия облачной онлайн-кассы от физической:

Все это делает облачную кассу online более экономной и удобной по сравнению с традиционными контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Но есть и общие моменты. Чтобы работать с облачной кассой, тоже требуется фискальный накопитель (ФН) и договор с оператором фискальных данных (ОФД). Облачную кассу тоже нужно регистрировать в налоговой службе.

Фактически облачная касса — это дистанционная ККМ. Она находится на территории сервиса, который предоставляет кассовые услуги. Несмотря на отличия от традиционных решений, работает такая ККМ по тем же принципам.

Схема работы облачной кассы простая и полностью автоматизированная. Этапы от оплаты до выдачи чека занимает несколько секунд:

Сформированный чек автоматически направляется клиенту на электронную почту или в SMS, а в ФНС — через систему электронного документооборота.

При выборе обратите внимание на следующее:

Еще один критерий выбора — качество работы технической поддержки облачной кассы. Важно, чтобы саппорт отвечал своевременно и оперативно решал трудности пользователя. Непредвиденная проблема может остановить прием платежей и принести бизнесу убытки.

Ключевые преимущества облачного кассового сервиса FreeKassa для ИП и юридических лиц:

Пользователям доступны инструменты аналитики — детальная статистика по заказам, платежам, источникам трафика, возвратам, отказам. Это позволяет анализировать работу, принимать обоснованные решения по оптимизации рабочих процессов и своевременно реагировать на изменения.

В услугу подключения облачной кассы от FreeKassa входят:

Облачная онлайн-касса от FreeKassa подойдет бизнесам, которые принимают платежи онлайн или через терминал: интернет-магазинам, службам курьерской доставки, транспортным компаниям, агрегаторам такси.

Перед тем как подключить виртуальную кассу, убедитесь, что вправе сделать это. Пункты 5.6, 5.9 и 5.10 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ устанавливают, кто может использовать облачную кассу. По этим нормам продавец может задействовать дистанционную ККТ в следующих случаях:

В этих случаях продавец может использовать кассовый аппарат, который находится за пределами места расчетов с клиентом. Хотя закон и не дает определение, что такое виртуальная касса, она подпадает под эту норму, так как работает на стороне поставщика кассовых услуг.

В плане организационно-правовой формы бизнеса закон не устанавливает ограничений: облачными кассами могут пользоваться и индивидуальные предприниматели, и юридические лица. Нет запретов на систему налогообложения: законодательство разрешает применять удаленную кассовую технику компаниям, которые используют основную, патентную, упрощенку (УСН).

Чтобы подключить облачную кассу для ИП или юридического лица, зарегистрируйте сайт в сервисе FreeKassa:

После этого FreeKassa предложит подтвердить, что вы владелец сайта. Это можно сделать одним из трех способов: баннер сервиса на главной странице, HTML-код или запись TXT в DNS регистратора домена на панели управления хостинга. Выберите подходящий вариант и нажмите «проверить» — если все сделали верно, регистрация завершится.

Далее войдите в свой аккаунт и откройте вкладку «Кассы». Там увидите квадратный блок с сайтом, который указали при регистрации. Нажмите кнопку «Активировать» в нижней части, потом кликните «Проверить». После этого в личном кабинете сервиса увидите, что сайт находится на стадии активации. Когда процедура завершится, можно принимать платежи.

Обратите внимание: можно подключить только те сайты, которые соответствуют требованиям:

FreeKassa не берет абонентскую плату за доступ к облачной кассе и обслуживание удаленного оборудования, но взимает комиссию с каждой транзакции. Комиссионный сбор отличается в зависимости от способа платежа.

В таблице указали минимальные значения комиссии для оплаты в российских рублях через облачную кассу. Для других валют показатель отличается. Пример: сбор для оплаты с карты Visa в казахстанских тенге составит от 7%.